آپوستیل مدارک به چه معناست؟

آپوستیل گواهی است که صحت یک سند یا مدرک را برای استفاده در کشور دیگر تأیید می‌کند. آپوستیل یک گام مهم در احراز هویت اسناد و مدارک بین المللی است و توسط کشورهایی که بخشی از کنوانسیون لاهه هستند، به رسمیت شناخته شده است. فرآیند آپوستیل شامل اخذ گواهی رسمی از مرجع تعیین شده در کشوری است که سند یا مدرک در آن صادر شده است. این گواهی مبدأ سند، مهر مرجع و امضای صادرکننده سند یعنی وکیل یا سردفتر اسناد رسمی را تأیید می‌کند. به بیان دیگر آپوستیل مدارک فرآیند اثبات اعتبار یک سند یا مدرک را در خارج از کشور ساده می‌کند و باعث صرفه جویی در زمان و تلاش افراد و مشاغل درگیر در معاملات بین المللی می‌شود.

در این مقاله از سازمان مهاجرتی ونوس ایرجی، اطلاعات جامعی درباره آپوستیل مدارک ارائه کرده‌ایم. پس با ما همراه باشید. سازمان مهاجرتی ونوس ایرجی به مدیریت خانم ونوس ایرجی، یک تیم مهاجرتی با تخصص، دانش و تجربه بالا در زمینه مهاجرت به کشورهای کانادا، آمریکا، انگلستان و ایتالیا است. شما می‌توانید با کمک مشاوران سازمان مهاجرتی ونوس ایرجی به راحتی از شرایط مهاجرت به این کشورها آگاهی پیدا کنید.

اهمیت آپوستیل مدارک

آپوستیل مدارک یک الزام حیاتی برای انواع خاصی از اسناد و مدارک است که برای استفاده در کشورهای خارجی در نظر گرفته شده است و یک گواهی رسمی است که صحت اسناد و مدارک را تأیید می‌کند و از رسمیت قانونی آن در کشور مقصد اطمینان می‌دهد. فرآیند آپوستیل از طریق کنوانسیون لاهه در سال 1961 ایجاد شد که هدف آن قانونی سازی اسناد برای استفاده بین المللی بود. از آن زمان بسیاری از کشورها به این کنوانسیون ملحق شده‌اند (124 کشور). بدون آپوستیل، اسناد ممکن است توسط مقامات خارجی مورد پذیرش قرار نگیرند که منجر به تاخیر یا حتی رد معاملات مهم شود. درک اهمیت آپوستیل و نقش آن در احراز هویت اسناد و مدارک بین المللی برای افراد و مشاغلی که در فعالیت‌های فرامرزی فعالیت می‌کنند، ضروری و مهم است.

چه کسانی به آپوستیل مدارک نیاز دارند؟

آپوستیل مدارک برای بسیاری از افراد و گروه‌های درگیر در فعالیت های بین المللی مهم هستند. هنگامی که به کشور دیگری سفر می‌کنید، ممکن است مجبور شوید برای سوابق حیاتی مانند گواهی تولد یا ازدواج، آپوستیل دریافت کنید. آپوستیل مدارک برای رعایت شرایط ویزا و پیروی از قانون است.

برخی از مهم‌ترین شرایطی که ممکن است به آپوستیل مدارک نیاز داشته باشید، به شرح زیر است:

• برای تحصیل در بسیاری از کشورها، باید برای مدارک تحصیلی و ریز نمرات خود آپوستیل دریافت کنید.
• اگر در مشاغل مربوط به تجارت و مبادلات بین المللی فعالیت دارید، به آپوستیل مدارک نیاز خواهید داشت. در این شرایط، آپوستیل، اسنادی مانند گواهینامه‌ها، قراردادها و وکالتنامه‌ها را در کشورهای دیگر تأیید می‌کند.
• اگر می‌خواهید در خارج از کشور کار کنید، برای مدارک مهمی مانند مدارک تحصیلی و مجوزها نیاز به آپوستیل مدارک دارید.
• اگر با مقامات کشورهای دیگر کار می‌کنید، ممکن است برای مدارک و اسناد خاصی به آپوستیل نیاز داشته باشید. این اسناد می‌تواند شامل مبایعه نامه، احکام دادگاه یا وکالتنامه باشد. آپوستیل اعتبار و قابل اجرا بودن این اسناد را در خارج از کشور تضمین می‌کند.

به طور کلی، تقریباً می‌توان برای هر سند و مدرک عمومی جهت اهداف قانونی بین المللی، یک آپوستیل دریافت کرد.

مدارکی که نیاز به آپوستیل دارند

• مدارک شناسایی: مانند شناسنامه، ترجمه کارت ملی و …
• مدارک تحصیلی: دانشنامه و ریزنمرات مقاطع تحصیلی مختلف، گواهی اشتغال به تحصیل و …
• مدارک و اسناد صادره از دفاتر اسناد رسمی
• مدارک و اسناد صادره از نهادها و ارگان‌های دولتی
• مدارک و اسناد صادره از ادارات، موسسات، وزارتخانه‌ها و …
• مدارک و اسناد و احکام صادره از دادگاه‌ها و قوه قضاییه: دادنامه، ترجمه عدم سوء پیشینه و …
• مدارک مربوط به شرکت‌ها: آگهی تاسیس، ثبت شرکت، اساسنامه و …

آپوستیل مدارک شامل چیست؟

گواهی آپوستیل از فرمت تعیین شده پیروی می‌کند و باید شامل اطلاعات زیر باشد:

1. کشور صادر کننده
2. کسی که سند را امضا کرده است
3. سِمَتی که سند را امضا کرده است (مانند وکیل)
4. جزئیات هر گونه مهر و موم در سند
5. محل صدور
6. تاریخ صدور
7. مرجع صادر کننده
8. شماره گواهی آپوستیل
9. مهر مرجع صادرکننده
10. امضای نماینده مرجع صادرکننده

مراحل کلی دریافت آپوستیل مدارک

• مرحله 1: نوع مدرک و سندی که به مهر آپوستیل نیاز دارد را تعیین کنید.

تعیین نوع سندی که نیاز به مهر آپوستیل دارد اولین گام در فرآیند آپوستیل است. درک این نکته ضروری است که فرآیند دریافت مهر آپوستیل به نوع سند بستگی دارد. به طور کلی، اسناد عمومی صادر شده توسط مقامات دولتی، مانند گواهی تولد، ازدواج و فوت و احکام دادگاه، بدون نیاز به وکیل یا سردفتر قابل ارسال است. با این حال، مدارک تحصیلی، ریز نمرات و مدارک شرکتی قبل از گرفتن آپوستیل نیاز به گواهی دارند. تحقیق و مشورت با مقامات مربوطه ضروری است تا اطمینان حاصل شود که سند مورد نیاز شما با الزامات و مقررات کشور مقصد مطابقت دارد. با درک نوع خاصی از مدرک و سندی که به آپوستیل نیاز دارد، می‌توانید فرآیند دریافت آپوستیل مدارک را شروع کنید.

• مرحله 2: با مرجع یا آژانس مربوطه تماس بگیرید.

تماس با مرجع یا آژانس مربوطه یک مرحله مهم در فرآیند آپوستیل است. هر کشوری مرجع اختصاصی خود را دارد که مسئول صدور آپوستیل مدارک است. این مراجع می‌تواند سفارت، وزارتخانه و یا دادگاه باشد. برای مثال تنها مرجعی که مسئول صدور مهر آپوستیل در انگلستان است، اداره امور خارجه، مشترک المنافع و توسعه (FCDO) است. برای اطمینان از اینکه مدارک شما به درستی آپوستیل شده‌اند، تحقیق و شناسایی مرجع یا آژانس صحیح در کشورتان مهم است. مرجع یا آژانس مربوطه اغلب می‌تواند یک اداره دولتی باشد، مانند وزارت امور خارجه. تماس با مرجع مربوطه به شما این امکان را می‌دهد که اطلاعات و دستورالعمل‌های لازم را برای ارسال مدارک خود برای دریافت آپوستیل را به دست آورید. این مرحله برای اطمینان از معتبر بودن و رسمیت بین المللی آپوستیل مدارک شما ضروری است.

• مرحله 3: مدارک لازم و مورد نیاز را آماده کنید.

تهیه مدارک لازم یک مرحله حیاتی در فرآیند آپوستیل است. این مرحله شامل جمع آوری تمام مدارک مورد نیاز و حصول اطمینان از مطابقت آنها با الزامات خاص کشوری است که قرار است سند و مدرک شما مورد استفاده قرار گیرد. بسته به ماهیت سند و یا مدرک، این مرحله ممکن است شامل دریافت کپی‌های تایید شده از گواهی تولد و ازدواج، یا ریز نمرات تحصیلی باشد. بررسی دقیق دستورالعمل‌های ارائه شده توسط مرجع صادرکننده یا سفارت کشور پذیرنده برای اطمینان از صحت و جلوگیری از تاخیر یا رد آن ضروری است. علاوه بر این، برخی از اسناد ممکن است نیاز به گواهی یا ترجمه داشته باشند، که بر اهمیت آماده سازی کامل تأکید بیشتری دارد. با توجه به جزئیات و تهیه صحیح مدارک لازم، می‌توانید فرآیند آپوستیل را ساده کنید و از تأیید صحت اسناد مهم خود اطمینان حاصل کنید.

• مرحله 4: مدارک را ارسال کنید و هزینه‌های مورد نیاز را پرداخت کنید.

ارسال مدارک و پرداخت هزینه‌های مورد نیاز مرحله مهم در فرآیند آپوستیل است. هنگامی که تمام مدارک لازم را جمع آوری کردید، مهم است که آنها را از نظر صحت و کامل بودن به دقت بررسی کنید. سپس می‌توانید مدارک مورد نیاز را به همراه پرداخت هزینه‌های مقرر به مرجع تعیین شده ارسال کنید. اطمینان از پرداخت صحیح و به روش مشخص شده هزینه‌ها ضروری است تا از هرگونه تاخیر یا عوارض در فرآیند آپوستیل جلوگیری شود. با پیروی دقیق از این مراحل، می توانید اطمینان حاصل کنید که اسناد و مدارک شما به طور کارآمد و مؤثر رسیدگی می‌شوند تا گواهینامه آپوستیل مورد نیاز برای احراز هویت بین المللی اسناد خود را دریافت کنید.

• مرحله 5: منتظر دریافت گواهی آپوستیل باشید.

پس از ارسال مدارک خود برای احراز هویت، مرحله بعدی در فرآیند آپوستیل این است که منتظر گواهی آپوستیل باشید. این گواهی توسط مرجع ذیصلاح در کشور محل صدور سند صادر می‌شود و صحت سند برای استفاده در کشور دیگر را تایید می‌کند. دوره انتظار بسته به کشور و حجم کاری مرجع ذیصلاح می‌تواند متفاوت باشد. مهم است که در این مدت صبور باشید زیرا ممکن است چندین هفته یا حتی ماه‌ها طول بکشد. هنگامی که گواهی آپوستیل صادر شد، به سند اصلی یا یک کپی تایید شده شما پیوست می‌شود و آن را برای استفاده در کشور مقصد معتبر و قانونی می‌کند.

هزینه آپوستیل مدارک

هزینه آپوستیل مدارک در کشورهای مختلف متفاوت است و بسته به کشور صادر کننده آپوستیل، معمولاً بین 20 تا 50 دلار است. با این حال، اگر از یک آژانس خدماتی برای تأیید مدارک خود استفاده می‌کنید، ممکن است از شما خواسته شود تا 200 دلار بپردازید.

کشورهای عضو کنوانسیون آپوستیل

کشورهایی که در جدول زیر اسامی آنها را آورده‌ایم، برای قانونی‌سازی بین‌المللی اسناد و مدارک، آپوستیل را به رسمیت می‌شناسند و صادر می‌کنند. این کشورها در مجموع به عنوان “کشورهای عضو کنوانسیون آپوستیل لاهه” شناخته می‌شوند:

آپوستیل مدارک در ایران

متأسفانه در حال حاضر کشور ایران در میان لیست کشورهای معاهده آپوستیل قرار ندارد. اگر کشور مقصد از شما بخواهد که آپوستیل مدارک را دریافت کنید، در این شرایط پروسه آپوستیل کردن مدارک برای شما کمی متفاوت و پیچیده‌تر از کشورهای عضو لاهه است و شامل مراحل زیر می‌شود:

• ابتدا باید مدارک خود را برای انجام ترجمه رسمی، به موسسه‌های ترجمه اسناد رسمی ارائه دهید.
• در این حین شما باید در سامانه میخک ثبت ‌نام کرده و درخواست آپوستیل مدارک دهید.
• سپس پرینت کد رهگیری تایید آپوستیل را ضمیمه مدارک ترجمه شده خود کنید و خودتان یا نماینده دفتر دارالترجمه، آنها را به وزارت دادگستری و وزارت امورخارجه ببرید و تاییدیه ترجمه رسمی را بگیرید.
• بعد از آن ترجمه تایید شده را به همراه کد رهگیری آپوستیل به سفارت کشور مورد نظر ببرید و مهر آپوستیل را دریافت کنید.

بعد از اتمام این مراحل، مدارک دارای مهر آپوستیل شما در کلیه موسسات، ادارات، دانشگاه‌ها و … کشورهای عضو پیمان آپوستیل معتبر و قابل قبول می‌باشد.

اعتبار آپوستیل مدارک

به طور کلی، گواهی‌های آپوستیل تاریخ انقضا ندارند. گواهی آپوستیل دارای تاریخ صدور است اما منقضی نمی‌شود. با این حال، ممکن است برخی از کشورها درخواست کنند که گواهی آپوستیل مدارک شما بیش از 3، 6 یا 12 ماه نباشد. این قانون توسط کنوانسیون لاهه تعیین نشده است و یا در قانون ذکر نشده است و ممکن است یک آپوستیل تا سال‌ها پس از صدور پذیرفته شود.

علاوه بر این باید در نظر داشته باشید که در برخی شرایط “دوره اعتبار” اجرا می‌شود. زیرا شرایط افراد تغییر می‌کند، بنابراین درخواست نسخه‌های اخیر این اسناد با آپوستیل قابل درک است. به عنوان مثال، بررسی سوابق کیفری فردی ممکن است هیچ نوع سابقه‌ کیفری را نشان ندهد. اما پس از صدور آپوستیل، فرد در تاریخ بعدی تحت پیگرد قانونی قرار گیرد.

سخن پایانی

فرآیند آپوستیل مدارک گامی ضروری برای اطمینان از اعتبار و به رسمیت شناختن اسناد و مدارک در سایر کشورها است. در این مقاله تلاش نمودیم تا راهنمای جامعی در مورد فرآیند دریافت آپوستیل، هدف و اهمیت آن و همچنین سایر اطلاعات ضروری دیگر درباره آپوستیل مدارک را ارائه دهیم. با اخذ آپوستیل مدارک می‌توانید اطمینان حاصل کنید که مدارک شما در خارج از کشور پذیرفته و شناخته می‌شود. بنابراین، بسیار مهم است که مراحل و الزامات ذکر شده در این راهنما را دنبال کنید.

در صورت کسب اطلاعات و جزئیات بیشتر درباره آپوستیل مدارک با آسودگی خاطر می‌توانید با سازمان مهاجرتی ونوس ایرجی تماس بگیرید و به خدمات ارائه شده از سوی سازمان مهاجرتی ونوس ایرجی اعتماد کنید و اطمینان داشته باشید که پروسه درخواست آپوستیل مدارک شما با موفقیت انجام خواهد شد.

سوالات متداول

1. آپوستیل مدارک چیست؟

آپوستیل گواهی است که صحت یک سند یا مدرک را برای استفاده در کشور دیگر تأیید می‌کند. آپوستیل یک گام مهم در احراز هویت اسناد و مدارک بین المللی است و توسط کشورهایی که بخشی از کنوانسیون لاهه هستند، به رسمیت شناخته شده است. به بیان دیگر آپوستیل مدارک فرآیند اثبات اعتبار یک سند یا مدرک را در خارج از کشور ساده می‌کند و باعث صرفه جویی در زمان و تلاش افراد و مشاغل درگیر در معاملات بین المللی می‌شود.

• چه مدارکی نیاز به آپوستیل دارند؟

اسناد و مدارک عمومی نیاز به آپوستیل دارند که برخی از آنها عبارتند از: شناسنامه، گواهی ازدواج، گواهی فوت، وکالتنامه، مدارک دانشگاهی، ثبت کسب و کار، احکام دادگاه و …

• آیا ایران جزو کشورهای عضو کنوانسیون آپوستیل است؟

خیر. متأسفانه در حال حاضر کشور ایران در میان لیست کشورهای معاهده آپوستیل قرار ندارد. اگر کشور مقصد از شما بخواهد که آپوستیل مدارک را دریافت کنید، در این شرایط پروسه آپوستیل کردن مدارک برای شما کمی متفاوت و پیچیده‌تر از کشورهای عضو لاهه است. برای شروع می‌توانید از طریق سامانه میخک اقدام کنید.

• هزینه آپوستیل مدارک چقدر است؟

هزینه آپوستیل مدارک در کشورهای مختلف متفاوت است و بسته به کشور صادر کننده آپوستیل معمولاً بین 20 تا 50 دلار است. اگر از یک آژانس خدماتی برای تأیید مدارک خود استفاده می‌کنید، ممکن است از شما خواسته شود تا 200 دلار بپردازید.

• اعتبار آپوستیل مدارک چقدر است؟

به طور کلی، گواهی‌های آپوستیل تاریخ انقضا ندارند. گواهی آپوستیل دارای تاریخ صدور است اما منقضی نمی‌شود. با این حال، ممکن است برخی از کشورها درخواست کنند که گواهی آپوستیل مدارک شما بیش از 3، 6 یا 12 ماه نباشد. علاوه بر این باید در نظر داشته باشید که در برخی شرایط “دوره اعتبار” اجرا می‌شود. زیرا شرایط افراد تغییر می‌کند.